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5 dicas para eventos de sucesso

21 de agosto de 2020
Casamento
O sonho de um evento perfeito: este é o desejo de quem planeja um casamento dos sonhos, um “15 anos" inesquecível ou a formatura tão esperada. Pensando nisso, separamos cinco valiosas dicas de planejamento destes grandes acontecimentos. É certo que, ao segui-los, tende-se a obter um maior grau de satisfação. São elas:
 
Contrate bons fornecedores
 
O seu evento só irá acontecer como o planejado se cada um dos fornecedores contratados cumprir a sua parte e entregar o seu produto ou serviço dentro das condições acordadas, com qualidade e dentro do prazo. Por isso, invista um tempo na busca pelos melhores fornecedores e construa com eles uma relação de parceria.
 
Organização
Um evento que tenha um Briefing elaborado para guiar o seu projeto específico, traz informações claras e sucintas para embasar as melhores estratégias para o momento certo, a fim de alcançar os objetivos estipulados, evitando gastos desnecessários e supérfluos.
 
Controle financeiro
 
O orçamento disponível para a organização do evento é um passo fundamental e vai orientar em todas as decisões.
 
Assim, antes de começar o planejamento estratégico e montar um cronograma de ações, defina com os responsáveis quanto deverá ser o budget (valor investido no evento).
 
É muito importante sempre voltar ao seu custo ideal, fazer estimativas de gastos e acompanhar o processo para assegurar-se de que os valores investidos estão dentro do orçamento estabelecido.
 
Antes da tomada de decisão sobre contratações, planeje-se e lembre-se sempre que gastos mais significativos dependem muito do número de pessoas presentes.
 
Data, horário e local
A data do seu evento tem muito a ver com os seus convidados e até mesmo com o seu orçamento. Caso a maioria dos presentes não residam na cidade escolhida, é ideal que o evento ocorra em um feriado, por exemplo, para que possam se organizar melhor no planejamento de viagens, folgas etc.
 
Se o intuito é ter um gasto menor, escolha por datas menos concorridas para aquele determinado evento. Um bom horário e um bom local deve ser minuciosamente escolhido para obter-se o sucesso do seu evento.
 
O local deve ser de fácil acesso ao público ou com indicação de localização bem precisa. Preocupe-se sempre com os detalhes: por exemplo, se o evento for em um sítio e a estrada não for pavimentada, caso o mês do seu casamento seja um mês chuvoso, a chegada no evento será dificultada devido as estradas. Outro exemplo é casar em um mês chuvoso e o local da festa não ser coberto ou não ter tendas, esse é um problema difícil de ser solucionado ou de programar quando o assunto é meteorologia – além de geralmente fazer com que o seu orçamento seja atingido.
 
Valorize seu tempo
 
Quando o assunto é organização de eventos, o bom aproveitamento do tempo é uma necessidade. Afinal, como mencionamos, são inúmeras decisões e providências que precisam ser tomadas e nesse sentido, cada dia e cada hora são muito preciosos.
 
Valorize os momentos: a preparação de um evento deve ser de tomada de decisões, porém deve ser evitado desgastes emocionais, por isso, dois aspectos são essenciais nesse tema, a importância de não deixar nada para a última hora e a necessidade de montar um time eficiente e competente, que vai fazer com que todos os processos fluam muito melhores.
 
Mollica - Gestão de Eventos e Cerimonial
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